INVENTARIO CERO /Por. Ing. Arcadio Henríquez, MBA

¿UNA ALTERNATIVA FACTIBLE EN REPÚBLICA DOMINICANA?

Consultor y Experto en Logística       

Si bien, internacionalmente muchos hablan de los alcances que la opción de inventario cero tiene en función de optimizar las operaciones y reducir los costos, siempre en la línea de mantener la mejora del servicio o del producto, en nuestro país aún se discuten sus alcances y viabilidad estratégica. La clave parece estar en complementar y potenciar dichos objetivos que aparentemente parecen contradictorios: Reducción de inventario y disponibilidad de los productos.

La globalización ha marcado pautas en el comportamiento de las empresas a nivel de desarrollo y relación entre ellas. Es así como la evolución de los negocios y la necesidad de competir han obligado a las empresas a innovar, a diferenciarse y a encontrar más eficientes producir y ofrecer sus productos al mercado.

En esta dinámica se permite la rápida difusión de las innovaciones, de las nuevas tecnologías y de los nuevos métodos y procesos productivos. En esta línea, las empresas han puesto sus ojos en las modificaciones que sus procesos logísticos y operacionales pueden vivir.

En aras de la competitividad de las empresas se han buscado formas y técnicas de gestión, tendientes a potenciar la eficiencia y el servicio; y para lograrlo algunas compañías han puesto énfasis en la reducción de inventarios como una disminución de costos, optimización de sus recursos, simplificación de la gestión, pero sin alterar la calidad del servicio o producto ofrecido. Esta estrategia, si bien tiene adherentes en todo el mundo, también cuenta con voces críticas que advierten sobre los eventuales riesgos que conllevaría. ¿Cuáles son sus ventajas?, ¿Cuáles son sus riesgos? y ¿Cómo opera? son algunas de las interrogantes y conceptos que profundiza los profesionales del área de logística, en especial los expertos en la Gestión de Inventarios.

¿UN DESEO O UNA CONSECUENCIA?

Ante esta lógica, los profesionales coinciden en que un correcto manejo de inventarios se ha convertido en pieza clave de la gestión de operaciones y finalmente en el éxito de las empresas.

El tipo de producto, la variabilidad de la demanda de los productos, la capacidad de respuesta de los proveedores, la vida útil y la temporada de los productos son algunos de los aspectos a considerar al momento de analizar la cobertura del inventario que una empresa necesita para operar con éxito y eficiencia. Igualmente, cabe destacar la pobre infraestructura en nuestros puertos y aeropuertos, que, si bien es cierto que se están haciendo los mayores esfuerzos, para la mejora de los servicios que ofrecen, todavía nos falta contar con personal altamente calificados en las operaciones logísticas enfocada en ofrecer un servicio de excelencia a todas las empresas que dependen en gran medida de materias primas provenientes de otros países.

Es importante destacar que hoy los avances tecnológicos en el área de logísticas permiten contar con una trazabilidad de los aprovisionamientos casi en tiempo real, lo que nos obligara a adquirir esas tecnologías para que el sistema logre evolucionar y así, poder contar con el inventario justo a tiempo, además de la adquisición de Software que permita integrar las áreas principales de las empresas como, por ejemplo: Ventas, Compras, Almacén, Producción y Transporte. Con esto podremos optimizar y visualizar, construir y controlar la frontera entre el nivel de inventario y la disponibilidad.

Al abordar el concepto de “inventario cero”, entendido como «el stock mínimo de inventario con que se opera», el Ing. Arcadio Henríquez sostiene que éste es un “deseo o un eslogan de las empresas que es casi imposible de concretar por el dinamismo propio de las operaciones”, destacando que en las décadas de los ’70 y ’80 se habrían difundido significativos avances obtenidos por TOYOTA en cuanto a la disminución y optimización del inventario.

Si nos remontamos a la conceptualización del inventario veíamos los siguientes: Antes contar con inventario era la estrategia que funcionaba, ya que el número de proveedores eran muy reducidos y tampoco se contaba con variedades de productos, la demanda era mayor a la oferta.  Antes todo los que se producía se vendía, ya que los productores tenían el poder en las manos.  Hoy nos encontramos con otra realidad, no existen fronteras entre los países, la globalización es una realidad, los avances tecnológicos, el internet, las redes sociales, el marketing digital, nuevas opciones de compras, nuevos consumidores, todo esto, ha hecho que el tener CERO inventarios se convierta en la piedra angular en muchas de las estrategias de negocios de las empresas con visión de futuro. 

Desde hace menos de dos décadas, se ha puesto especial atención a los costos que representan tener Inventarios altos, en perjuicio de la salud financiera de muchas empresas, productos nuevos en sus cajas se quedan en los almacenes, porque los clientes que los compraban han cambiado sus hábitos de consumo, o simplemente se lo compran a otros proveedores con mejor calidad y un servicio personalizado, es por ello, que las inversiones para tener un control total de los inventarios se hace imprescindible si se quiere competir en mercado hoy globalizado.

En ese mismo sentido, el experto en Logística, dice que el inventario cero “no es un fin en sí mismo, ya que, en primer lugar, el tener inventario cero tiene tanto costos como beneficios, y en segundo lugar, la decisión de inventario no es independiente de la estrategia de la compañía y debe estar alineado con el resto de las decisiones de la organización”. “En determinadas ocasiones, el inventario cero es una consecuencia. El concepto clave está en un ‘inventario óptimo’ que se logra tras evaluar condiciones como el tipo de productos y la demanda del producto. Existen empresas cuya cadena de abastecimientos son rápidas y ahí el inventario cero puede ser una consecuencia, nunca una estrategia de este tipo será válida para todas las empresas por igual”.

Hay empresas que por su naturaleza deben tener inventario, ya que trabajan productos que responden a temporadas o que son perecederos a corto plazo, en ese sentido se debe establecer un mayor control y contar con la estrategia del Justo a Tiempo, para ellos se debe contar con una excelente planificación y gestión de la demanda.

Alternativa o consecuencia la clave está en la capacidad de administración que tengan las compañías con respecto al inventario. En esta línea, el experto, explica que “el inventario cero es el resultado de tener en otra parte de la empresa una estrategia que obliga a tener inventario cero, por ejemplo, con cadenas de abastecimientos rápidas”, osea, con flujos eficientes desde los proveedores hasta la entrega al cliente o consumidor final.

¿UNA CUESTIÓN DE AHORRO?

Una de los pilares fundamentales para el éxito de una empresa es mantener la ecuación perfecta entre egresos e ingresos. La estabilidad económica de una compañía permite que ésta se proyecte en el tiempo, visualice su crecimiento para posicionarse como líder en su respectivo mercado y en esta dinámica el ahorro de costos está siempre presente.

En esta línea, el inventario -en sí mismo- implica costos, por lo cual una eventual disminución de éste arrojaría ahorros, sin dudas, la posibilidad de ahorros es la clave de cualquier estrategia que se asuma en cuanto al inventario. Entendiéndolo así, el sistema de inventario cero supondría un gran ahorro de capital de trabajo y un ahorro de costos de oportunidad, dado que al tener un inventario justo para cumplir con las ventas pactadas no hay ningún recurso inmovilizado u ocioso. A estos beneficios se sumarían otros como evitar la obsolescencia de los insumos o productos, reducir el tamaño de los almacenes y los recursos dedicados a la administración de éstos, etc.

Sin embargo, la experiencia nos muestra que los productos que tienen demandas muy variables requieren mayor cobertura de inventario para así poder cumplir con los periodos de pico, donde la demanda sube, lo que imposibilitaría la aplicación de inventario cero. Por su parte, el experto agrega que «los inventarios son muy costosos y eso insta a las empresas a buscar soluciones que permitan bajar el tamaño del inventario, eliminando así costos financieros, mermas, pérdidas, gastos de almacenamiento y también en RR.HH. Esto es especialmente importante en empresas intensivas en inventario, por ejemplo, los mayoristas, los retailers, etc”.

No cabe duda que la gestión de inventario es un factor fundamental que va a definir el éxito de la gestión de operaciones de una compañía. Ante ello, el objetivo es ocupar el mínimo inventario posible sin poner en riesgo el funcionamiento de los procesos o la satisfacción de la demanda. “Reducir los inventarios tiene un beneficio significativo para las empresas, siempre que esa reducción no afecte de manera significativa los niveles de disponibilidad de productos terminados, lo que se podría traducir en clientes insatisfechos o venta perdida. Por otra parte, la excesiva reducción del inventario de materias primas podría afectar la continuidad de los procesos productivos y en definitiva capacidad de producción.

ASEGURAR LA CALIDAD Y SERVICIO

La correcta relación e interacción entre reducción de costo y calidad de servicio es la clave. Si una reducción de costos redunda en una baja en la calidad de servicio entregado a los clientes, la situación se hace peligrosa y cuestionable.

En la actualidad los insumos que se necesitan para fabricar un producto cambian constantemente y lo mismo pasa con las necesidades de los clientes, por lo cual, contar con la capacidad de responder rápidamente a los distintos requerimientos es fundamental para posicionarse como una empresa líder en su mercado.

Los inventarios deben ser evaluados de acuerdo a los beneficios que implica mantenerlos, entre los que se encuentran el poder satisfacer demandas anticipadas, ganar posición en el mercado o fidelidad con los clientes: proteger frente a variaciones de precio y manejar esta decisión como una variable competitiva y obtener descuentos por volumen o anticiparse a crisis de escasez de productos o materias primas.

Es importante destacar la posición geográfica de la Republica Dominicana, es uno de los factores a considerar al momento de diseñar y estimar la cobertura del inventario. La posición del país implica largos lead time de abastecimiento de productos y materias primas, lo que hace difícil pensar en el cero absoluto.

En ese sentido, determinar el nivel de inventario, depende del “nivel de servicio que una empresa establezca para su operación y con eso se comienza a determinar la estrategia de inventario. El inventario cero tiene el problema de quiebre de stock. Debe haber un balance entre inventario y los costos, más aún si existe la amenaza de ver afectada la calidad de servicio. Finalmente, los costos de afectar el servicio son típicamente mucho más altos que los costos asociados a los inventarios”,

Sin bien, el inventario cero como una opción estratégica, si apunta al inventario óptimo, el cual define como “aquel que satisface la demanda del cliente. Alternativamente, el inventario óptimo es el inventario mínimo que mantiene la calidad de servicio”.

CONDICIONES PARA SU APLICACIÓN

El trabajo codo a codo con los proveedores es algo que está implícito en esta política de gestión. Se les debe anticipar información sobre las necesidades conjuntas y acordar niveles de abastecimientos ciertos y concretos. Estos acuerdos son clave, dado que no podemos aplicar políticas de bajo inventario si las fuentes de abastecimientos no son confiables, aquí es donde entra la tecnología y contar con un sistema que permita una comunicación eficiente y oportuna con todas las partes interesadas.

Otras estrategias que se debe tener es mantener un control de inventario, cuyo objetivo debe ser CERO diferencias entre las cantidades físicas vs sistema.

Si bien, el éxito de esta estrategia de operación es independiente del tamaño de la empresa que la aplique, la clave parece estar en establecer los parámetros y ejercer un trabajo profesional de calidad y organizado para evitar eventuales quiebres de stock que harían inviable esta modalidad. Para llevar a cabo una modalidad óptima de inventario las empresas requieren de procedimiento administrativos y sistemas de información optimizados que permitan saber, de modo fidedigno y con precisión, la magnitud de sus inventarios físicos y en tránsito.

Las empresas modernas entienden a la organización como un todo, donde cada una de las áreas debe luchar por sus objetivos, pero manteniendo la sinergia o integración con el resto de la organización. Y es que, intrínsecamente, cada una de estas áreas va a esperar cosas diferentes de los inventarios.

Para acercarse a la meta de inventario cero, es necesario un largo proceso que implica la reducción de ineficiencias y mermas en diversos componentes de la cadena de abastecimientos y contar con un personal calificado, con habilidades computaciones y las competencias necesarias para hacer frente a los grandes desafíos por lo que las empresas están inmersa. 

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